Nudne, przełomowe zmiany czyli o tym czego naprawdę potrzebuje polski sąd

Dziś, 

11 czerwca 2018 r., 

występuję z wypowiedzią pt. 

"Nudne, przełomowe zmiany. Czego naprawdę potrzebuje polski sąd?"

w panelu 

"Propozycje reformy wymiaru sprawiedliwości" 

na XVIII Konferencji Naukowej 

"Państwo. Gospodarka. Społeczeństwo" 

w Krakowskiej Akademii im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego.

(budynek A sala 153, moderuje prof. Jan Widacki)

Dla tych, którzy nie mogą przybyć dzielę się tym, co powiem.

NUDNE, PRZEŁOMOWE ZMIANY. CZEGO NAPRAWDĘ POTRZEBUJE POLSKI SĄD?

Przedstawię dwóch panów. Decydentów.

Oto Stanisław:

Stanisław robi notatki. To, co Państwo widzą po prawej stronie stołu,  to sprawa, nad którą pracuje. Po lewej stronie stołu kilka monografii, ksera z Systemu Prawa Prywatnego, kopie nielicznych artykułów dotyczących wątku prawnego, który pojawił się w tej sprawie. Tych dwóch ludzi obok to Asystent i Sekretarz. Asystent przewertował bibliografię i on przyniósł materiały. Szukał, wypożyczał, kserował. Stanisław w międzyczasie "obrabiał" jeszcze poprzednią sprawę. 

Sekretarz idzie za chwilę do drugiego pokoju, żeby zrobić pocztę, która przyszła do obsługiwanych spraw. Będzie tam trochę drobnicy decyzyjnej, o charakterze organizacyjnym, albo pomniejszym merytorycznym, powtarzalnym. To weźmie Asystent do pisania, uzgadniając z kalendarzem Stanisława. 

A teraz Mirosław:

To, co widzicie dookoła niego, to sprawy nad którymi pracuje. Należałby się tu cudzysłów, bo 70 % z tej pracy, to poczta: przynieś, wynieś, pozamiataj, wyślij. W przypadku Stanisława, to leżało w pokoju obok, z Asystentem i Sekretarzem, żeby każdy odcisnął na tej poczcie swoje techniczne lub merytoryczne piętno. Ale tu nie ma drugiego pokoju. Jest asystent... a właściwie pół, bo wpadł na kilka godzin.

Czeka na dyspozycje. Odręczne notatki na poczcie, co zrobić. Może spisać podyktowane, a potem przepisze i przyniesie do przeczytania. Później na Asystenta czekają inne obowiązki, w kolejnym gabinecie. Mirosław nie ma monografii ani zgromadzonych kser artykułów do sprawy. Po pierwsze nie miał kto ich szukać, a po drugie Mirosław i tak nie miałby kiedy ich czytać. 

Musi oprzeć się na intuicji i doświadczeniu. 

Wyobraź sobie teraz, że masz sprawę, w której chodzi o pół miliona. Niby klasyczny kontrakt, ale jest tam pewna zagwozdka prawna i jeśli masz wygrać, to musi się w to wgryźć wnikliwy prawnik, rozróżniający pewne szczegóły, nie rzucające się w oczy. Akta tej sprawy, to ta czerwona teczka:

I teraz pytanie: 

Którego decydenta wybierasz?

Stanisława?

Czy Mirosława?

Odpowiedziałeś sobie po cichu, więc już wszystko wiadomo. Jaka z tego konkluzja? Dwie.

Po pierwsze sędzia powinien zająć się wyłącznie decydowaniem i uzasadnianiem decyzji.

Po drugie sędzia powinien mieć tyle spraw, żeby nie uciekać w tzw. System 1.

Już wyjaśniam. 

W badaniach, które zrealizowałam, prowadząc wywiady z sędziami (cywilistami i gospodarczymi obu instancji) pojawiła się w wypowiedziach sędziów ciekawa proporcja: 30 do 70. Chodzi o procenty. Wygląda podobnie do zasady Pareto. W zasadzie Pareto 20 % działania, odpowiada za 80 % efektów. Można się domyślić, na co idzie pozostałe 80 % wysiłków...

W przypadku sędziowskiej proporcji 30 do 70, chodziło o to, że oszacowali, iż 30 % ich czasu to decydowanie i uzasadnianie, a 70 % czasu idzie na pocztę i technikalia. 

Jaki stąd wniosek? 

Ktoś powinien wykonać te 70 % roboty pocztowej, żeby sędzia mógł w to miejsce włożyć myślenie, analizowanie, decydowanie, uzasadnianie - czyli wszystko to, co, pomimo iż nie jest machaniem łopatą, przynosi zmiany w otaczającej rzeczywistości. 

Nie da się sprawy rozerwać i zadecydować na jakimś dzienniku podawczym, że ta korespondencja do sprawy idzie tu, a ta tam. Sprawa musi pozostać sama w sobie nierozerwalna. To oznacza, że odpowiedzią na pytanie, jak ją obsłużyć, jest ZESPÓŁ. Sędzia + Asystent + Sekretarz (lub drugi Asystent). Co będą robili? To, co robią u Stefana: research, poczta i drobnica decyzyjno-organizacyjna. 

A o co chodzi z tym Systemem 2? Daniel Kahneman opisał System 1 i System 2. System 1 odpowiada za korzystanie ze skojarzeń, pamięci, doświadczenia i podejmuje szybkie, intuicyjne decyzje oraz posługuje się heurystykami.

Heurystyki to uproszczone schematy myślowe, bazując na pierwszym wrażeniu, powtarzalności sytuacji, doświadczeniu, systemach szybkiego rozpoznawania wzorców zachowań czy sekwencji zdarzeń. 

Na przykład jeśli wchodzi ktoś znajomy do pokoju, widziany na co dzień, to rozpoznajesz go automatycznie, bezwysiłkowo, bez świadomego procesu dochodzenia do tego, kim jest ów człowiek i, co najważniejsze, zazwyczaj trafnie. 

System 2 jest potrzebny, kiedy trzeba coś przeanalizować, mając np. w głowie jednocześnie dwa lub więcej scenariuszy możliwych zdarzeń czy rozwiązań. Chodzi o sytuacje, kiedy trzeba świadomie wykonać myślenie krok po kroku, jak w przypadku pomnożenia 1768 dajmy na to przez 14. Ten system dostrzega zależności, nie poddaje się narzucającym się rozwiązaniom, porównuje i wyciąga wnioski i co najcenniejsze i jest elementem jego konstrukcji: wątpi. Czego nie potrafi System 1. Jednak System 2 ma jedną, zasadniczą wadę: szybko się męczy. Nazywa się to "wyczerpywaniem się ego". Wtedy przestaje pracować. 

Czy któryś z tych Systemów jest czarną owcą? Nie. Obecne w Systemie 1 heurystyczne decyzje są konieczne, a podjęte w ich wyniku oceny zazwyczaj trafne. Pod warunkiem, że użyliśmy go do odpowiedniej kategorii spraw, nie takich, które wymagają wyłapywania subtelności i porównywania opcji. System 2 mimo, iż leniwy i szybko się męczący, zaangażowany do właściwie wybranej kategorii spraw, też "wyrabia się" i na dodatek podejmuje porządnie zważone decyzje. 

Sędzia, który ma na biegu 450 spraw, szybko wyczerpuje możliwości Systemu 2 i będzie jechał na automatycznym pilocie. 

A na dodatek, badania wykazują, że jeśli człowiek jest zmęczony, to nawet w jego branży, w odpowiedniej kategorii spraw możliwych do rozstrzygnięcia "z automatu", heurystyki zaćmiewają się, nie dają rady i ich trafność spada do poziomu porównywalnego z podejmowaniem decyzji na chybił trafił. 

Jaki stąd wniosek?

Trzeba zmniejszyć ilość spraw, którymi sędzia zajmuje się jednocześnie. 

Zobaczmy, co ile tygodni sprawa trafia na stół sędziowski.

Zaraz odkryję znaczenia rysunku. 

Bierzemy pod uwagę decyzję odgórną, para-zarządczą i jak się okaże nieracjonalną i nieskuteczną, że na każdej wokandzie ma być 7 spraw. Są dwie wokandy tygodniowo. 

Narysowałam 12 miesięcy, to te wąskie prostokąty, po 2 w rzędzie, oznaczone po bokach literkami początków nazw miesięcy. W każdym miesiącu są 4 kwadraciki, czyli 4 tygodnie. Wpisałam więc w każdym dwie 7-ki, czyli dwie wokandy po 7 spraw. Wyłączyłam z obrazka, kółeczkiem, tygodnie na urlop, święta itp. oraz ewentualne choroby. 

I załóżmy, że sprawa trafia na wokandę 2 stycznia, pierwsza wokanda w roku. Kiedy ona, automatycznie i bez związku z jej indywidualnym kształtem i rytmem wynikającym z meritum, trafi znów na wokandę? 8 wokand po 7 spraw, daje w miesiącu 52 sprawy. Spraw jest 450. Zanim koło się obróci, sprawa znajdzie się na wokandzie gdzieś 15 listopada. 

To zwiększmy, zarządzeniem, ilość spraw na wokandzie. Do 9-u. Zejdziemy do 8 września. Pomogło? Niby kilka tygodni, ale z perspektywy 2 stycznia - niewiele. Zaszkodziło? Dramatycznie. Mając 7 czy 9 spraw na wokandzie, a więc 14 czy 18 w tygodniu, System 2 dawno już przestał działać. Zbudzi się na może - rzucam w ciemno - co ósmą sprawę. Może rzadziej. 

Dodatkowy bonus ujemny (ten post jest oksymoronowy trochę): jak sprawa trafia na wokandę co kilka miesięcy (pamiętajmy, że to nie ma nic wspólnego z jej własną dynamiką), to sędzia musi stracić dodatkowo czas na przypominanie sobie jej. 

Jeśli sędzia pracuje w gonitwie, miejscami po 14 godzin, to SIADA mu percepcja. Jeśli ma wykonywać zalecenia organizacyjno - służbowe, które nie mają nic wspólnego ani z meritum spraw ani z ich dynamiką indywidualną (wokanda z 7 spraw, wokanda z 9 spraw, tak samo zresztą jak wokanda z 2 spraw czy wokanda z 32 spraw), to SIADA mu zarządzanie. Jeśli ma "pokrywać wpływ" bez związku z potrzebami ludzi powierzającymi się wymiarowi sprawiedliwości i bez związku z wiedzą o psychologii, o sposobie podejmowania decyzji i bez związku z jego działaniami, co pachnie bezsilnością, to SIADA mu motywacja. 

Percepcja

SIADA !

Zrządzanie 

SIADA !!

Motywacja

SIADA !!!

Jak tak percepcja, zarządzanie i motywacja siada, to sędzia, wymiar sprawiedliwości i obywatel - leży i kwiczy. A w szczególności ten ostatni. 

Co trzeba zrobić, żeby sądu, sędziów, wymiaru sprawiedliwości i obywateli tak nie usadowić? Albo nie

u s i e d z i o w i ć                                                 

?

A spróbować tak, jak z samochodem. Ostatecznie jazda opiera się na tym, żeby wiedzieć, kiedy zdjąć nogę z gazu, a kiedy zdjąć nogę z hamulca. 

Zdejmowanie nogi z hamulca:

Polega na tym, że tworzymy zespół. Sędzia + Asystent + Sekretarz. To uwalnia 70 % czasu sędziego. Dodajmy, że czas Asystenta i Sekretarza jest "tańszy" niż czas sędziego. (Ekonomiczne skutki policzę w osobnym poście).

Zdejmowanie nogi z gazu:

(1 rysunek, w 2 wersjach graficznych, dla zabawy porównawczej)

Mamy trzy okręgi. Szerszy czarny to ilość spraw jednocześnie na biegu u sędziego. Węższy czarny, zmniejszany pchającymi się strzałkami, to niższa ilość spraw jednocześnie na biegu u sędziego. Krąg czerwony, najszerszy, to wymiar sprawiedliwości przestawiony jako stosunek ilości i jakości rozstrzygniętych spraw. Czerwone strzałki pokazują, że mimo, iż czarny krąg się zawęził, to, dzięki zespołowi i odzyskanemu czasowi oraz uwolnionym instrumentom psychologicznym, sędzia mierzy właśnie w bycie podstawą wymiaru sprawiedliwości będącego relacją ilości i jakości. 

Co to razem oznacza?

Jakie są te nudne - bo nie da się o nich piać w mediach spektakularnie - ale przełomowe zmiany?

Zdjąć nogę z hamulca, czyli:

Pozwolić sędziom pracować w zespołach.

Pozwolić sędziom zarządzać tymi zespołami i sobą.

A w innym miejscu zdjąć nogę z gazu, czyli:

Pozwolić sędziom od "pokrycia wpływu" i dać tyle spraw na biegu, by je pamiętali między rozprawami. 

Pozwolić sędziom skorzystać z dobrodziejstw Systemu 1 i Systemu 2, zamiast wydawać ich  na pastwę zmęczenia obu Systemów.

Zasobem, którym trzeba tu umiejętnie zarządzić, jest, we wspólnym mianowniku, czas sędziego. Poprzez wykorzystanie go tylko do decyzji i uzasadnień, a nie całych spraw wraz z pocztą i otwieraniem listonoszowi. 

Czy to działa ta arytmetycznie?

Tak. 

I żeby nie być gołosłowną: zarządzam zespołem urzędników. System jest taki: każdy urzędnik ma żółtą tabelę, a w niej sprawy, które dostaje. Mówię o sprawach orzeczniczych, takie jak sędziowskie, gdzie trzeba ustalić stan faktyczny, dopasować prawny i dokonać subsumpcji oraz uzasadnić (każdą!) decyzję pisemnie. 

Nie ma ich 450 na biegu. Ma ich, dla prostego rachunku, 45 na biegu.

I nie trwają po 3 czy 5 lat. Trwają po 3 czy 5 miesięcy.

A działa to tak: bierze pierwszą (najstarsza data wpływu) i załatwia w niej co się da. Przychodzi taki moment, kiedy nie da się jej ruszyć dalej, bo np. ktoś ma złożyć wyjaśnienia, do czego został wezwany. Czekając, przechodzi się do sprawy drugiej w kolejności i załatwia ile się da. Potem tak samo trzecia, czwarta, piąta i szósta. W okolicach siódmej, przychodzi potrzebny dokument do pierwszej. To się między 6 a 7 sprawą do niej wraca, znów załatwić ją do momentu, gdzie nie da się dalej. Albo czeka się dalej albo wydaje się decyzję. I tak się to toczy, sprawy płyną, według dat, choć decyzje wypływają w innej kolejności, ponieważ to, kiedy wypłyną, zależy od ich indywidualnej dynamiki. 

Wracając do sędziów - czas na konkluzję o czasie sędziego i jego znaczeniu dla sprawności wymiaru sprawiedliwości.

Dwie nudne, przełomowe zmiany: Zespoły i Węższe Pakiety Spraw Prowadzonych na Raz. 

Kto powinien tę zmianę uszyć?

Minister sprawiedliwości. 

Konkluzja?

W konkluzji cytat z doskonałego postu doskonałego bloga sub-iudice.blogspot.com

I to jednocześnie apel do ministrów sprawiedliwości:

NIE TNIJCIE JEDWABIU NA SZMATY

p.s. Na obu rysunkach, ze Stanisławem i z Mirosławem, był zegar, wskazujący na jednakową godzinę. Jednak... u Stanisława to było 5 po 12.00 w południe, a Mirosława to było 5 po północy. Zaś ten niecały Asystent był o tej porze oczywiście tylko jego projekcją.